みなさま、こんにちは！３０代OLのさかみちです。
今回のテーマは前回の続き、ChatGPT等を使っての業務効率化についてお伝えしていきたいと思います。前回は私のようなITスキルがそこまで高くなくても使うことができるものだよということをお伝えしていきました。
これから実際に使っている方法についてお伝えしていくのですが、今回は特に仕事での業務での活用例についてお伝えしていきたいと思います。ちなみに私のお仕事は事務系です。高度なITスキルが必要だったり、すごい資格や経歴を持っている人間というわけではありません。
そんな人間でも業務効率化にChatGPTを活用できるんだよということを今からお伝えしていきますね。本当に便利で簡単なので、ぜひ試して欲しいです！
今回は大きく分けて2つの業務での活用例について取り上げたいと思います。1つ目はメール業務、2つ目はExcelやスプレッドシートを使用している場面での活用例についてです。尚、各種プロンプト例について、本記事での紹介は割愛させていただきますが、もし有用そうであれば、また別記事で紹介しようかな？？と思います。
あと、今からお伝えする活用例について試してみようかな？と思っていただいた方、個人情報や重要情報はブランクにしたり他の文字列に置き換えて使用する必要があるということだけは忘れないように対応いただけるようにお願いいたします。
では、まずはメール業務について紹介していきますね。こちらについて、私は大まかに分けて下記３つの用途で使っています。
・メール文面の作成
・作成したメール文面の校閲
・届いた長文メールの要約
まず、メール文面の作成・校閲についてですが、普段のやり取りでは私はChatGPTさんを使いません。何故なら ChatGPTさんに聞いてから返信よりも即レスした方がいいことがほとんどだからです。では、どういった場面で使うのか。
それは会社としての案内文や謝罪文をお送りするときです。こういった場面で使われる文は普段の比較的カジュアルな文体よりもよりビジネスライクな文体がいいですよね？
でもそういった文章って、そんなに頻繁に書かないからそもそも文章を考えるのも大変だし、必要情報は漏れなく記載しないといけないし、かといって長々と書くのもよくないしで結構時間かかりませんでしょうか？そして、完成した文面を再度見直す時間…場合によっては一人のチェックでは心許ないから、何人も校閲作業に入ったりしますよね？
これをChatGPTさんへ、会社としてこういう文章を作成したい、この情報は絶対に入れてほしい、分かりやすく何文字以内でといったらちゃんと全ての条件を網羅したものを作ってくれます！作成してもらった文章を適宜修正して、これを校閲して修正してもらうのも一瞬の作業です。
ちなみに上記はメールを発信する側での活用例でしたが、メールを受信した場合でもChatGPTさんはとってもとっても役立ちます。
みなさまの元へ、たまにものすごく長ーいメール文とか届いたりしませんか？そういったメールって読み解くのにも時間かかりますよね？この長ーい文章をChatGPTさんへ要約してほしいというとちゃんと要約してくれます。
また、要約をしてもらう際に何文字以内にまとめてほしい、期日の記載がある場合はそれも明記してほしいと記載すると提示した条件に即したものをちゃんと提示してくれます！本当に賢いですよね！！
メール業務では上記のような内容で主に使っていますが、Excelやスプレッドシートの活用については基本的に数式の内容についてのみ。詳細については下記の内容です。
・数式のエラーチェック・修正
・作成した数式を他の関数を使って記載できないか
まずエラーチェックと修正についてですが、これが本当に本当に一番使っているといっても過言ではないのでは？というぐらい使っています。数式にエラーが出たらその数式をChatGPTさんへお伝えしてエラー原因が出ている理由を教えてほしいと聞くというものです。そうするとエラー原因を教えてくれるだけでなく、正しいと思われる数式に直してくれるのです！本当に助かる！
前編でも述べた通りそれっぽいことを言ってくることもあるので、その送ってくれた数式が間違っていることもあるにはあるのですが、大体3回ラリーしたら確実なものを送ってくれる肌感覚があります。もちろん1回で完璧な答えを提示してくれることも多いです。
そして例え3回ラリーを繰り返したとしても、エラーを自分で確認して修正するよりは早いと思います。ChatGPTさんが回答してくれている間は他の作業もできますし、効率的ですよね？
ちなみに数式を1から作ってもらうというのもできるのですが、個人的にはどんなことをしたいかを明記して作ってもらうより、ある程度適当でもいいから数式を打って、エラーが出たら修正してもらう方が早いと思います。どんなことをしたいかを整理して文章で書くのも手間ですし、自分では判断つかないような数式が返ってくる＝結果使えなかったらあまり意味がないなと思うからです。
そして最後の紹介である他の関数を使って記載できないか聞くというものですが、これについては完全に自分の勉強のための用途が大きいです。関数って色々大量にあって、知らないものも多くありませんか？私はその知らないものを知るためにChatGPTさんを利用しています。
まずは数式を提示して、その数式を他の関数を使って置き換えできないか、またその他の関数について簡単な説明もほしいと伝えると、ちゃんと置き換えの数式を提案してくれます。しかも使用した新しい関数についても簡単に説明してくれるのです。これ、簡単に勉強できちゃうのでとっても便利じゃないですか？
いかがでしたでしょうか？今回紹介した内容については割とどんな職場、どんな業務でも使えるのではないかな？と思います。ちなみに今回便宜上、ChatGPTさんで統一してお話ししてきましたが、Bardさんでも、もちろん大丈夫です。回答の文面等、ChatGPTさんとBardさんで若干違うので好きな方を使ったり、両方使って見比べるというのもいいかと思います。
また、もし実際のプロンプトについて教えてほしい、業務じゃなくてプライベートではどんなことで使うのか、はたまた自分はこんな使い方していて便利だよといったような内容がございましたらコメントをいただけると嬉しいです。
ではでは〜
